GUIA Nº 3

OPERACIONES BASICAS

La Contabilidad: Son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización. Sirve para:

1. Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional.
2. Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y rapidez.
3. Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de decisiones.
4. Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien en forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de activos.
5. Explicar y justificar la gestión de los recursos
6. Preparar estados financieros.
   

La contabilidad es interdependiente y está interrelacionada con toda la organización.
Existe una estrecha relación entre:

• La operación de la organización
• La contabilidad
• La toma de decisiones
• La actividad de la organización origina las operaciones administrativas.
• Las operaciones tienen un reflejo documental.
• Los documentos son la base de las inscripciones contables.
• La contabilidad ofrece resúmenes de la situación actual y periódica.
• El análisis de los datos contables orienta las decisiones de la gerencia.
• Las decisiones de la gerencia determinan la actividad de la organización.

Naturaleza, funciones y principios del sistema contable
El sistema contable en la administración
Es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a las transacciones de una organización y relacionados entre sí por una serie de principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer contabilidad.
Entiéndase para ello "método" como la normal o regla, es decir, como un enunciado breve y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un propósito.
El "procedimiento" contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas se complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se construye un procedimiento concreto.

Sistema uniforme de contabilidad
Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite las comparaciones de resultados y de los estados financieros. No obstante, resulta bastante difícil considerando que existen tantos sistemas de contabilidad como actividades, servicios y administradores existan.

Partes fundamentales del sistema de contabilidad

• Clasificación de cuentas:el nombre de cada cuenta debe responder a su contenido
  Registros y formularios de contabilidad
• Normas y procedimientos
• Estados y Reportes
• Funciones básicas de la contabilidad
  La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones fundamentales:
• Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.
• Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.
• Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las leyes de cada país.
• Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización, en un período determinado.

Principios básicos de Contabilidad
En contabilidad hay que respetar ciertos principios básicos, que sustentan las operaciones contables, comúnmente llamados principios de contabilidad y generalmente aceptados, de los cuales se presentan los siguientes:

• Moneda de denominador común: Por moneda de denominador común, se conoce a la unidad monetaria en la que se llevará la contabilidad, pues todas las operaciones comerciales tiene que demostrarse a través de una unidad monetaria (quetzal, colón, peso, etc.); por tanto, los resultados de la contabilidad representan el movimiento monetario de la organización.
• La entidad: En contabilidad, las organizaciones deben tratarse como entidades separadas y distintas de los socios y directivos, ya que deben guardar su propia identidad jurídica y comercial.
• Partida doble: La partida doble indica que una operación causa efectos en dos sectores del balance (debe-haber). Es decir, que no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
  Conservatismo : El conservatismo consiste en que, teniendo claramente definidos los códigos y cuentas contables en la nomenclatura, deberá aplicarse el mismo criterio ante una operación.
• Consistencia: En contabilidad, consistencia indica que todas las transacciones convertidas en operaciones contables, deben ser respaldadas por un comprobante legal.
  Costo histórico-original: Todo recurso adquirido por la organización se registrará al valor de compra. Esto indica que la contabilidad refleja diferencia entre el valor en libros y el valor real de un bien a una fecha dada.
  
• Instrumentos básicos
  Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos instrumentos se les llama instrumentos básicos. Dentro de éstos, mencionaremos los siguientes:

1. Nomenclatura de cuentas
   La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos.
   El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla:
   Esquema de nomenclatura de cuentas
   CODIGO
   CUENTA
   POSICION CONTABLE
   1
   Activo
   Area del Balance
   11
   Disponible
   División del Area
   111
   Caja
   Cuenta de Mayor General
   11101
   Caja General
   Cuenta de Mayor Auxiliar
   Igual que este esquema, se desarrollan las demás áreas del balance, creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización, así:
   2 = Pasivo
   3 = Patrimonio
   4 = Gastos
   5 = Ingresos
2. División de la nomenclatura
   La división de las nomenclaturas es la división comúnmente conocida y aplicada en el campo de la contabilidad, reflejada básicamente en el balance general. Las tres grandes áreas, generalmente utilizadas, son: Activo, pasivo y patrimonio.
3. Clasificación de los activos
   Están constituidos por activos que poseen un determinado valor y representan bienes para la empresa, como:
   -Dinero en efectivo
   -Cuentas y documentos por cobrar
   -Mercancías
   -Enseres de oficina
   -Equipos
   -Terrenos
   -Edificios
   *Se clasifican en:
   -Activo circulante o corrientes
   -Activos fijos
   -Otros activos
   4.Activos circulantes o corrientes:
   Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicación, en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:
   -Caja
   -Bancos
   -Cuentas por cobrar, Inventarios
   -Activos fijos:
   -Inmuebles, maquinarias y equipos.
   En esta categoría incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes características:
   -Ser propiedad de la ONG
   -Ser de naturaleza duradera
   -No estar destinados para la compra/venta
   -Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la organización.
   -Dentro de estos activos, se mencionan: mobiliario, vehículos, enseres, equipo, edificios,etc.

Otros activos:
En contabilidad, otros activos, son aquellos que no se pueden clasificar, ni como circulantes ni como fijos, pero que son propiedades que la organización tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas, por ejemplo: gastos pagados por adelantado, alquileres, seguros, papelería, etc.
De acuerdo con esta clasificación, los activos totales de una organización son:
Activos totales = Activos circulantes + Fijos + Otros Activos

1. Clasificación del Pasivo
   Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago. Los pasivos deben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y Otros pasivos.


2. Pasivos circulantes o a corto plazo:
   Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año. En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:
   -Obligaciones bancarias
   -Cuentas por pagar a proveedores
   -Otras cuentas por pagar
   -Prestaciones sociales por pagar
   -Impuestos por pagar
   -Asignaciones a proyectos

• Pasivo fijo o a largo plazo, en esta categoría se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un año.
• Documentos por pagar
  -Cuentas por pagar
  -Asignaciones a proyectos
• 8. Otros pasivos
  Al igual que los activos, la clasificación: Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como: préstamos sin interés, ni fecha específica de cancelación; y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.
  De acuerdo con las categorías de pasivos estudiadas, los pasivos totales de una organización son:
  Pasivos totales = Pasivos corrientes + Fijos + Otros pasivos
• 9. Patrimonio o Capital:
  Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio, a través del tiempo, constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.

Este fondo se conforma por:
-Resultados positivos o negativos, habidos en un período determinado entre los ingresos y egresos.
-Donaciones recibidas de otros organismos, sea en efectivo, o en especie y
-Las cuotas que los socios hacen efectivas.
De lo anterior se deriva que, este fondo, resulta de la sumatoria de:
Patrimonio = Resultados + Donaciones + Cuota socios

TERMINOS
*RESULTADOS
Constituye el resumen de los ingresos y gastos de una organización por un período específico.
*INGRESOS
Todos aquellos fondos de efectivo o de bienes que recibe la organización para llevar a cabo su operatividad. Estos ingresos pueden ser generados por venta de servicios, donaciones u otros.
*GASTOS
Son los pagos o desembolsos que la organización hace por servicios tales como: Alquiler, energía eléctrica, salarios, viáticos, teléfono, transporte y otros más.
Operaciones contables
Podemos explicar los registros contables en "partidas dobles", con los siguientes ejemplos:
Ejemplos de operaciones contables. (La nominación monetaria está dada en quetzales, esta varía de acuerdo a cada país de la región, o con activo, pasivo, ingreso, gasto).

• Contablemente las operaciones de activos las podemos conceptuar en dos fases:
  -Operaciones a crédito, y
  -Operaciones de contado.